近年来，我在日研修生（含技能实习生，以下统称“研修生”）因各种原因失踪情况严重、失踪人数上升。据不完全统计，自2000年以来，仅技能实习生在日本的失踪人数已愈2000人。研修生失踪现象引起了日本有关主管部门的高度关注和重视，也给我对日本研修生合作业务造成了不利影响。
研修生失踪既违反了日本有关法律和研修制度的规定，也给研修生派遣公司带来严重的不良后果。为此，经营公司采取各种措施防止研修生脱岗失踪，并通常通过法律途径依法追究失踪者的责任。尽管法律诉讼是处理纠纷的最有效的手段，但因收集研修生失踪证据困难导致的诉讼时间长、难度大是经营公司面临的共同问题。依据我国有关规定，诉研修生失踪需提供相应的证明文件，并经我驻该国使领馆认证后，方具法律效力，法院予以采用。
为了帮助经营公司解决取证难的问题，承包商会驻日本代表事务所/中日研修生协力机构驻日本事务所（以下简称“事务所”）商我驻日本大使馆领事部并经授权，于2005年7月开始了研修生失踪专项指导认证试点工作，对经营公司的取证过程和研修生失踪证明文件的准备进行指导，并协助经营公司取得使馆认证书。目前，事务所已为18家经营公司的22起研修生失踪案提供了认证指导和服务，涉案研修生64名。
根据试点工作的情况和效果，承包商会决定，事务所正式启动研修生失踪专项认证指导工作。有关事项如下：
一、研修生失踪专项认证指导是事务所为经营公司提供的专项服务，以经营公司自愿为前提。事务所对经营公司研修生失踪的取证过程和研修生失踪证明文件的准备进行指导，并协助经营公司取得使馆认证书。
二、研修生失踪专项认证工作于2006年4月1日正式启动。
三、损害研修生权益是研修生失踪的重要原因。各经营公司应当把维护研修生合法权益放在首位，加大对研修生的境外服务和管理力度，减少研修生失踪案件。
四、事务所联系方式：
联系人：刘江（首席代表）、陈丰（代表）。
地址：日本国东京都新宿区四谷4-29-12广东国际大厦3楼（邮政编码：160-0004）
电话：（日本）03-3225-2961
传真：（日本）03-3225-2962
五、办理研修生失踪专项认证有关事宜请见附件。
附件一：
研修生失踪专项认证指导原则
一、研修生失踪专项认证仅指对研修生（含技能实习生，以下通称“研修生”）失踪事实进行认证，不包括对研修生其它行为的认证。
二、派遣公司是使馆《认证书》的使用者，使馆《认证书》是企业在国内依法起诉失踪研修生的证据材料。
三、研修生失踪专项认证指导服务的对象为具有我国政府主管部门批准的外派劳务经营资格的企业。不具备上述资格的团体、个人不得申请该项服务。
四、提供的证明材料仅涉及研修生失踪事实，禁止涉及对研修生人品、行为的评价以及对其失踪后造成经济损失的臆测等不公正内容。
附件二：
研修生失踪专项认证指导说明
一、企业提交的资料
1、研修生失踪专项认证指导申请。
2、研修生接收机关（第一次或第二次接收机关）向派遣公司出具的《研修生失踪报告书》。
3、出具《研修生失踪报告书》的接收机关的印鉴证明（由日本当地法务局出具）。
4、出具《研修生失踪报告书》的接收机关的《現在事項全部証明書》，暨誊本（由日本当地法务局出具）。
5、出具《研修生失踪报告书》的接收机关向承办人出具的《委任状》（2份）。
6、失踪研修生的个人资料，护照、签证、登录证复印件等。
二、程序
1、企业向承包商会驻日本代表事务所/中日研修协力机构驻日本代表事务所(以下简称“事务所”)提交“研修生失踪专项认证指导申请”，同时提供外派劳务经营资格证明文件复印件。中日研修协力机构成员提供成员证书复印件。
2、说明研修生失踪原因等相关情况，特别说明研修生在
失踪前是否有受到人身伤害、合法权益损害的事实。
3、 承办人持日本接收机关出具的《委任状》及有效证件（护照或外国人登录证）到日本的公证役场对《研修生失踪报告书》进行公证。
4、取得日本法务局对公证役场公证书的认证。
5、取得日本外务省对公证役场公证书的认证。
6、事务所核准上述资料无误后，向我驻日使馆提交“研修生失踪认证建议书”（以下简称“建议书”）。
7、承办人持建议书、本人护照原件、委任状和认证资料到我驻日使馆办理使馆《认证书》。
三、费用
按认证失踪报告书数量计算，每份10500日元，由承办人直接向日本公证机关和大使馆领事部交纳。其中日本公证役场认证费用5500日元；大使馆认证费5000日元。（以上费用以日本公证役场和中国大使馆公布和调整的价格为准）
四、如企业确有实际困难，事务所可代办部分手续。原始认证材料由派遣公司协调日方接收机关取得或自行取得。
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